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自考00344办公室管理核心考点二

2019-06-07 09:57:00
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        4.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?

        (1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时,但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙,不妨预先约好时间。

        (2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告;

        (3)报告的顺序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及经过,如:“结果是这样,理由有三个,一是……。”

        (4)一定要简短、扼要、流畅;

        (5)如报告过于复杂,应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏;

        (6)如果觉得仅仅以口头报告对方,对方不易明了,或者报告项目很多时,可以制作“报告备忘录”提出来。

        5、文员利用提示系统提醒上司的工作,有哪些提示系统?具体做法是怎样的?

        有电子提示系统和人工提示系统。(2分)

        电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。

        人工提示系统的做法:设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往文件。

        6、提高会议效率的做法?

        遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本

        7.文员所作的完整的会议记录应该包括事项有哪些?

        会议名称;会议记录人的姓名、盖章;时间(开始时间、结束时间);会议地点;议题;主持人、主席;出席者名单;会议的经过情形及结论;相关的资料;下次会议预定日期。

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